Pada kesempatan kali ini, kita akan coba membahas tentang sistem Manajemen Perkantoran. Pembahasan yang akan kita pelajari bersama adalah terkait pengertian, fungsi, dan tips dalam memaksimalkan manajemen perkantoran. Agar lebih jelas lagi, mari kita simak ulasannya di bawah ini.
Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen administrasi perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan kontinyu dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan organisasi yang bersangkutan bisa tercapai dengan baik. Di dunia perkantoran tentunya sangat banyak sekali map folder yang berisi penting.
Manajemen perkantoran adalah upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan seefisien mungkin dan harus diadakan penataan agar pekerjaan ini bisa dilakukan dengan baik. Upaya penataan ataupun pengelolaan ata suatu pekerjaan di kantor ini disebut dengan manajemen perkantoran.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Berikut ini adalah berbagai fungsi dalam Manajemen Perkantoran:
Planning
Fungsi planning atau fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah suatu fungsi yang digunakan dalam menentukan seluruh bentuk tindakan untuk menyentuh seluruh target yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer wajib memikirkan apa saja pekerjaan yang akan dikerjakan dengan berbagai sumber daya yang telah dimiliki.
Organizing
Fungsi organizing atau pengorganisasian dalam manajemen perkantoran akan membantu manajer dalam melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa saja yang diperlukan untuk melakukan tugas yang kelak didelegasikan.
Adanya fungsi pengorganisasian dalam suatu manajemen sangatlah penting karena mampu membantu menjalankan struktur organisasi secara jelas dan juga mampu mendeskripsikan seluruh tugas dari setiap bidang ataupun bagian organisasi secara jelas.
Selanjutnya, tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi ini akan menjadi lebih jelas dana mampu memperlihatkan antar setiap tugas unit organisasi serta sumber daya manusia dan material yang sedang diperlukan pun bisa diketahui.
Commanding
Fungsi pengarahan ataupun commanding dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang erat kaitannya dengan usaha dalam memberikan suatu bimbingan, saran, perintah, maupun instruksi pada bawahan dalam upaya menjalankan tugasnya. Tujuannya agar tugas tersebut bisa dilakukan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Controlling
Controlling atau fungsi pengawasan dalam suatu manajemen perkantoran akan sangat dibutuhkan agar menjaga seluruh bentuk kegiatan dan efektivitas pemanfaatan sumber daya tidak digunakan secara menyimpang dari rencana, sehingga tujuan utama dari organisasi tersebut bisa tercapai.
Tips untuk Memaksimalkan Manajemen Kantor Anda
1. Analisa Cara Kerja yang Sudah Berjalan
Sebelum Anda mulai membaca tips ini, pastinya Anda sudah memiliki sistem kerja atau cara kerja sendiri. Hal itu bukanlah masalah, oleh karena itu cobalah untuk menganalisa cara kerja yang saat ini sudah Anda terapkan. Apakah sudah cukup efektif ataupun belum.
Tingkat keefektivitasan dari manajemen kantor bisa dinilai dari durasi waktu pengerjaan tugas, hasil pengerjaan, serta anggota tim Anda. Jika ada satu tugas yang bisa diselesaikan dalam dua hingga tiga hari pada kenyataannya diperlukan waktu dua minggu untuk selesai, maka Anda harus mengevaluasi lagi cara kerja Anda.
Bisa jadi, manajemen yang ada saat ini belum begitu tepat. Pun sama halnya dengan hasil yang kurang maksimal, dan anggota tim Anda akan menjadi tidak senang karena akan mendapatkan beban yang terlalu berat. Manajemen yang baik tentu akan memiliki dampak yang baik untuk seluruh bentuk kegiatan karyawan.
2. Terapkan Pola Kepemimpinan yang Sesuai
Cara memimpin seseorang sudah pasti berkaitan dengan sistem manajemen yang sudah ia terapkan pada kantornya tersebut. Oleh karena itu, cobalah evaluasi kembali cata terbaik dalam menerapkan manajemen, karena bisa jadi cara yang digunakan berbeda-beda. Namun yang pasti, Anda harus terus menjalan komunikasi, termasuk dalam hal mendelegasikan tugas pada rekan.
Anda harus bisa menyampaikan dengan tepat apa yang sebenarnya sudah Anda harapkan pada anggota tim, serta deadline atas tugas tersebut. Selain itu, Anda juga harus menggerakan visi misi perusahaan secara jelas, karena hal ini akan berkaitan dengan tim yang Anda pimpin. Jika ada salah satu anggota yang memiliki tingkat pemahaman yang sama, maka hal itu harus digerakkan menjadi lebih mudah dan terarah.
3. Periksa Cara Kerja “Peralatan” yang Sudah Ada
Cara untuk memeriksa peralatan yang ada, pertama Anda harus bisa melihat saja yang digunakan oleh tim Anda untuk membantu pekerjaannya. Contohnya, aplikasi yang mereka gunakan untuk mengirim email, berkomunikasi dengan anggota lain, atau untuk mengatur jadwal serta list pekerjaannya masing-masing.